Как оформлять компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях?

Comments

• Баскова, добрый день!
  

  Цитата: Если все-таки установим фиксированную сумму в месяц, то нужно чтобы работник предоставил чеков на сумму не меньше,чем прописано в соглашении?

  в сумму компенсации входит все (ГСМ в том числе, амортизация авто, ТО). Сотрудник предоставляет путевой лист формы, утвержденной Вашей организацией, Вы считаете пробег и начисляете компенсацию. В нашей организации в трудовом договоре прописана компенсация 7р за км (проехал в месяц1000км=получил компенсацию 7000р) Можете установить твердую сумму 10 000-00 например.
  
  на сайте есть подробное обсуждение:
  Входит ли стоимость ГСМ в размер компенсации при использовании личного автомобиля в служебных целях?
• А если установить по стоимости потраченных денег на бензин? Например предоставил чеков на 7500 и выплачиваем 7500.
  А если установить 10000, а чеков будет только на 7500?
  Авансовый отчет же не нужно составлять на ГСМ?
• Баскова, чеки он может предоставить и за ЛИЧНЫЕ поездки.
  Как пропишете в трудовом договоре или доп. соглашении к нему- в сумме предоставленных чеков.
  Просто выгоднее для сотрудников компенсировать не только ГСМ но и износ авто и прочее.
  Авансовый отчет не нужен - это не средства под отчет, это компенсация за использование авто в служебных целях.
• В данной ситуации проще оформить договор аренды транспортного средства, заплатите НДФЛ и не нужно никаких путевых листов, в которых кстати должна быть отметка фельдшера (а это доп.затраты) и нет необходимости считать и проверять затраты на ГСМ (ведь чеки должны соответствовать путевым листам)
• Л В Козлова, для аренды авто тоже нужны тоже путевые листы.В этой теме я не спрашиваю про аренду авто. 
  БухУчет123 , ну вот пропишу я в договоре фиксированную сумму 10000 рублей в месяц.Нужно ведь будет оформлять путевые листы и прикреплять к ним чеки на бензин? Чеков будет на 7500 допустим. Для налоговой какие подтверждающие документы будут о выплаченной сумме еще на 2500?
  
  Вы думаете, что можно прописать в  трудовом договоре, что в сумме предоставленных чеков-то есть не указывать конкретно сумму ?
• Здравствуйте!
  

  Цитата: В данной ситуации проще оформить договор аренды транспортного средства, заплатите НДФЛ и не нужно никаких путевых листов,

  Очень сомнительный совет.
  Почему не нужны путевые листы при аренде автотранспорта? А как иначе подтвердить производственную направленность расходов на аренду имущества?
  Если нет доказательств использования автомобиля в деятельности налогоплательщика, то не маскирует ли арендная плата какие-то иные выплаты. 🤔
  
  

  Цитата: в которых кстати должна быть отметка фельдшера

  Ошибаетесь. Отметки фельдшера ставились до вступления в силу Приказа Минздрава России от 15.12.2014 N 835н "Об утверждении Порядка проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров"., то есть до 01.05.2015.
• Баскова,
  чеки не нужны, кроме гсм компенсация включает и другие расходы. Вы договорились с сотрудником на определенную сумму.
  

  Цитата:По мнению налоговых органов, сумма компенсациивключает износ транспорта, расходы на ГСМ, ТО и техническое обслуживание.Суммы компенсации, выплачиваемые в фиксированном виде, рассчитываются по дням фактической эксплуатации транспорта. При расчете определяется ежедневная величина как частное от договорной ежемесячной суммы и числа рабочих дней в месяце (согласно производственного календаря). Сумма, причитающаяся к выплате, находится как произведение дней эксплуатации транспорта и ежедневной компенсации.При отсутствии договоренности о выплате фиксированной суммыразмер компенсации устанавливается по документам. Для подтверждения того, что выплачиваемые суммы являются компенсацией, требуется тщательная подборка документов с требуемым составом реквизитов и в соответствии с требованием об экономической целесообразности.

  по прибыли в расходы принимаете по норме:
  Законодательством предусмотрены нормативы выплачиваемой компенсации.
  Нормы учитываются при расчете налога на прибыль или единого налога. Фактическая выплата работнику может быть выше сумм, установленных законодательными актами. Максимальная величина выплачиваемой компенсации утверждена постановлением Правительства от 02.07.2013 № 563.
  Сумма для легкового транспорта составляет: 2 400 рублей при объеме двигателя до 2 тысяч куб. см. 3 000 рублей для двигателей объемом свыше 2 тысяч куб. см.
• Нормы уже не 1200 и 1500, а 2400 и 3000?
  То есть чеки вообще не нужно требовать с работника и подкреплять их к путевым.Устанавливаем твердую фиксированную сумму -10000 руб. в месяц и в соглашении не прописываем из чего она складывается.
  Если количество приобретенного ГСМ по путевым листам по стоимости будет меньше выплаченной компенсации(10000), то как на это посмотрит налоговая?
• Добрый день!
  БухУчет123! При цитировании указывайте, пожалуйста, автора, источник и дату публикации, но без гиперссылок. Таковы требования правил форума.
• Цитата: Почему не нужны путевые листы при аренде автотранспорта? А как иначе подтвердить производственную направленность расходов на аренду имущества?

  Добрый день!
  Заключается один или два договора в месяц, обосновать разовую аренду всегда возможно. Составляется договор и акт оказанных услуг, большего не требуются!
• Здравствуйте!
  

  Цитата: Нормы учитываются при расчете налога на прибыль или единого налога. Фактическая выплата работнику может быть выше сумм, установленных законодательными актами. Максимальная величина выплачиваемой компенсации утвержденапостановлением Правительства от 02.07.2013 № 563.Сумма для легкового транспорта составляет: 2 400 рублей при объеме двигателя до 2 тысяч куб. см. 3 000 рублей для двигателей объемом свыше 2 тысяч куб. см.

  Не вводите, пожалуйста,  в заблуждение автора вопроса. Читаем внимательно заголовок Постановления Правительства.
  
  Постановление Правительства РФ от 02.07.2013 N 563 "О порядке выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием" (вместе с "Правилами выплаты компенсации за использование федеральными государственными гражданскими служащими личного транспорта (легковые автомобили и мотоциклы) в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием")
  
  Этот документ не имеет отношения к коммерческим структурам.
• Сообщение-вопрос удалено модератором. Задайте, пожалуйста, этот вопрос в НОВОЙ теме.
• Цитата: прошу прощения, получается я зря высчитываю компенсацию по норме и сверх нее? Раньше 1200, сейчас 2400.Просто проверяющие (аудиторы и налоговая) обращают внимание именно на учет затрат компенсации авто для принятия к НУ по ЭТИМ НОРМАМ.

  Правилами форума запрещено обсуждать свои вопросы в чужих темах, даже если вопросы схожие. Задайте, пожалуйста, вопрос в новой теме.
• То есть чеки вообще не нужно требовать с работника и подкреплять их к путевым.Устанавливаем твердую фиксированную сумму -10000 руб. в месяц и в соглашении не прописываем из чего она складывается.
  Если количество приобретенного ГСМ по путевым листам по стоимости будет меньше выплаченной компенсации(10000), то как на это посмотрит налоговая?
• Цитата: Заключается один или два договора в месяц, обосновать разовую аренду всегда возможно. Составляется договор и акт оказанных услуг, большего не требуются!

  Этот вариант еще больше может укрепить проверяющих в их подозрениях:
  

  Цитата: Если нет доказательств использования автомобиля в деятельности налогоплательщика, то не маскирует ли арендная плата какие-то иные выплаты.
• Добрый день!
  
  Прежде всего, я хочу обратить Ваше внимание на позицию Минфина по этому вопросу, обнародованную совсем недавно.
  Мы писали об этом в материале: Когда компенсация за использование личного автомобиля не облагается НДФЛ и взносами
  
  Суть этой позиции в том, что налоговики не препятствуют освобождению всей суммы компенсации от НДФЛ и страховых взносов, но при условии наличия определенных документов.
  
  По НДФЛ это:
  - соглашение между работником и работодателем с установленным размером компенсации; 
  - копии документов, подтверждающих право собственности работника на автомобиль;
  - расчеты компенсаций;
  - документы, подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах работодателя;
  - документы, подтверждающие осуществление расходов на использование автомобиля в интересах работодателя.
  
  Для страховым взносов это:
  - копии документов, подтверждающих право собственности работника на автомобиль;
  - копии документов, подтверждающих расходы, понесенные работником при использовании автомобиля в служебных целях.
  
  Первый список шире и включает в себя список для взносов. Так что, его и берем за основу.
  
  1. Соглашение между работником и работодателем с установленным размером компенсации.
  Как правило, оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору. Но можно составить и отдельный документ. Статья 188 ТК РФ требует только, чтобы это соглашение было и чтобы оно было в письменной форме. 
  В этом соглашении нужно установить размер компенсации.
  И в этом смысле я советую устанавливать ее в двух частях, как того и требует статья 188 ТК РФ:
  - компенсация за использование и износ (амортизацию) личного транспорта - постоянный размер;
  - компенсация (возмещение) расходов, связанных с их использованием личного транспорта - переменный размер, исходя из реальных расходов.
  Я намеренно использовал формулировки, максимально близкие к формулировкам статьи 188 ТК РФ.
  В отношении возмещения фактических расходов советую привести перечень этих возможных расходов с указанием норм этих расходов или порядка их признания.
  Например, топливо компенсируется, исходя из фактического пробега и норм расхода в пределах фактической суммы расходов (т.е. в пределах представленных чеков), мелкий ремонт и ТО - в пределах сумм фактических расходов. Если автомобиль интенсивно используется и в личных целях, лучше установить, что компенсируется не все расходы на ремонт и ТО, а только их часть - и установить эту часть. Например, 70% или 50% от суммы фактических расходов...
  Установить частичную компенсацию расходов обязательно нужно в отношении капитальных ремонтов. Иначе налоговики снимут всю компенсацию, если увидят, что директор раз в день ездит недалеко по городу, а ему компенсируется капитальный ремонт  на сумму, сопоставимую со стоимостью автомобиля... 😀
  
  2. Копии документов, подтверждающих право собственности работника на автомобиль.
  такой документ, собственно говоря, один: "Свидетельство о регистрации транспортного средства". Там указан и собственник (владелец) транспортного средства, и его государственный регистрационный номер и все основные характеристики автомобиля.
  Если автомобиль зарегистрирован на жену, детей или иных близких или дальних родственников или, тем более, на чужих людей, выплачивать компенсацию нельзя. Автомобиль должен быть "личным". Это указано в статье 188 ТК РФ.
  В этих случаях есть смысл рассмотреть договор аренды...
  
  3. Расчеты компенсаций.  
  Это самый неопределенный аспект в вопросе компенсаций.
  Исходя из статьи 188 ТК РФ, получается, что в расчете должно фигурировать:
  - амортизация (износ) автомобиля - его можно посчитать по аналогии с расчетом амортизации в бухнгалтерском или налоговом учете;
  - "компенсация использования" - как это считать, никто не знает, думаю, можно взять просто размер, исходя из предлагаемых ставок аренды подобных автомобилей, по крайней мере должно быть заметно меньше, чтобы была видна логика действия;
  - возмещение расходов - по представленным документам с применением норм расхода ГСМ и здравого смысла при оплате ремонтов и ТО...
  Возмещение расходов часто определяют расчетным путем и устанавливают в виде твердой величины.
  Раньше это было оправдано, поскольку налоговики не требовали подтверждения расходов.
  Сейчас, если компенсация полностью устанавливается в твердой сумме, возмещать расходы нужно всё-равно по фактическим расходам, но не выше твёрдой суммы.
  Расчет нужно делать ежемесячно, исходя из представленных документов и установленной в соглашении суммы компенсации.
  
  4. Документы, подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах работодателя. 
  Тут тоже уже отработанные варианты: либо путевые листы с указанием маршрута, из которого вытекает использование автомобиля в интересах работодателя, либо более демократичная форма - "маршрутный лист".
  Главное, чтобы было указано когда, куда ездил работник и какое расстояние в километрах проделал.
  Естественно, дорога из дома на работу и обратно в компенсацию входить не должна 😀
  
  5. Документы, подтверждающие осуществление расходов на использование автомобиля в интересах работодателя (расходов, понесенных работником при использовании автомобиля в служебных целях).
  В отношении ГСМ - это чеки АЗС.
  В отношении ремонтов - кассовые и товарные чеки из мастерской и (или) магазина...
  
  Конечно, могут быть особенности в каждом конкретном случае. Поэтому этот список, как и рекомендации по его примененю нужно считать "базовым".
  И в каждом конкретном случае принимать собственные решения.
  
  Успехов!
• Спасибо за ответы.
  Александр Бениаминович, а можно возмещать только расходы (например по чекам ГСМ при наличии путевых листов) и в соглашении прописать только 
  "- компенсация (возмещение) расходов, связанных с их использованием личного транспорта - переменный размер, исходя из реальных расходов."
  По итогам месяца, посчитав сумму расходов нужно будет ее где-то прописать, что выплачивается такая-то сумма?
  И не выплачивать компенсацию за использование и износ (амортизацию) личного транспорта - постоянный размер.
• Цитата: ... а можно возмещать только расходы (например по чекам ГСМ при наличии путевых листов) и в соглашении прописать только"- компенсация (возмещение) расходов, связанных с их использованием личного транспорта - переменный размер, исходя из реальных расходов."По итогам месяца, посчитав сумму расходов нужно будет ее где-то прописать, что выплачивается такая-то сумма?И не выплачивать компенсацию за использование и износ (амортизацию) личного транспорта - постоянный размер.

  Можно и только расходы...
  Только в чем смысл?
• Если только расходы возмещаем, то в расходы из этой суммы можно включить 1200 по норме?
• Цитата: Если только расходы возмещаем, то в расходы из этой суммы можно включить 1200 по норме?

  В расходы в пределах нормы налоговики включают всю компенсацию - и ту, что "в твердой сумме" и ту, что связана с фактическими расходами.
  
  Но давайте будем соблюдать правила форума, и осуждение вопроса отнесения компенсации на расходы перенесем в новую тему.
  Открывайте новую тему, задавайте там вопрос. Можете оставить там ссылку на текущую тему, чтобы подробно не повторять "условия задачи".
  
  А эту тему я закрываю.